Guide pratique
Plan de communication d’un événement : avant, pendant, après
Le plan de communication d’un événement cale chaque envoi : save the date, invitation, relances, jour J, puis photos et aftermovie.
Un plan de communication d’événement répartit les envois en trois temps : avant, pour faire venir les bons invités, pendant, pour faire vivre le message, et après, pour le prolonger. Les guides publiés en 2025 et 2026 placent le save the date six à huit semaines avant, l’invitation quatre à six semaines avant et le remerciement dans les 48 heures. C’est le calendrier que tient la communication événementielle de Moon, du premier envoi à l’aftermovie.
Un plan de communication d’événement se lit comme un calendrier d’envois
Chaque message a sa date, comptée à rebours depuis le jour J. Voici les repères des guides de communication publiés en 2025 et 2026.
1
Avant, de J-8 semaines à J-1
Save the date, invitation, relances et informations pratiques font venir les invités et leur disent ce qui les attend.
2
Pendant, le jour J
Accueil, écrans, participation de la salle et publications en direct portent le message.
3
Après, de J+1 à J+7
Remerciement, enquête, photos et aftermovie prolongent l’événement et préparent le suivant.
Le détail, envoi par envoi :
| Échéance | Envoi | Ce qu’il contient |
|---|---|---|
| J-12 à J-6 mois | Save the date d’un congrès ou d’une convention annuelle | La date et le lieu, pour les grands formats |
| J-8 à J-6 semaines | Save the date | La date, le format et l’intention |
| J-6 à J-4 semaines | Invitation officielle | Programme, lieu, date limite de réponse, lien d’inscription |
| Dès l’inscription | Confirmation | Récapitulatif de l’inscription |
| J-3 à J-2 semaines | Relance et annonce des intervenants | Pour les personnes sans réponse, et le programme détaillé |
| Quelques jours avant | Dernier rappel | Pour les inscrits |
| La veille ou le matin | Informations pratiques | Accès, horaires, contact sur place |
| J+1 à J+2 | Remerciement | Dans les 24 à 48 heures, avec les premières images |
| J+2 à J+5 | Enquête de satisfaction | Quelques questions courtes |
| La semaine suivante | Aftermovie, replay ou synthèse | Et parfois l’annonce de la prochaine édition |
Repères tirés de guides de communication publiés en octobre 2025, juillet 2026 et septembre 2026, à ajuster selon la jauge et le format.
Le plan fixe d’abord l’objectif, les publics et le message de l’événement
Avant le premier envoi, cinq décisions cadrent tout le reste. Elles tiennent sur une page.
01
L’objectif
Un ou deuxmesurables, écrits dès le départRemplir la salle, faire comprendre une stratégie, remercier des clients. La définition de la communication événementielle en passe les sept familles en revue.
02
Les publics
Cœur de ciblepuis publics secondaires : presse, partenaires, créateursChaque public reçoit son message, dans sa langue et par son canal.
03
Le message central
Une phrase, déclinée sur chaque support, comme « Sur la route, ensemble » pour les 20 ans de Fraikin Suisse.
04
Les canaux
E-mail, intranet, réseaux, presse ou imprimé : choisis selon les publics, pas par habitude.
05
Les responsables
Qui écrit, qui valide, qui envoie : une date et un nom pour chaque envoi.
Que faut-il envoyer avant l’événement, et à quel moment ?
Avant le jour J, chaque envoi a une seule mission : faire réserver la date, puis faire répondre, puis faire venir.
016 à 8 sem.
Le save the dateIl réserve la date dans les agendas avant le programme définitif. Un guide d’e-mailing publié en juillet 2026 le place six à huit semaines avant.
024 à 6 sem.
L’invitation officielle
Qui invite, à quoi, quand, où et pourquoi venir, avec une date limite de réponse et un lien d’inscription.
03
Le délai selon le format
Un guide publié en octobre 2025 conseille d’inviter six à huit semaines avant un séminaire d’une journée, deux à trois mois avant un événement de plusieurs jours, trois à quatre semaines avant un cocktail ou un lancement.
04
Le formulaire d’inscription
Il recueille ce dont les prestataires auront besoin : régime alimentaire, langue, transport, choix d’ateliers. Au jubilé Protectas, l’accueil se faisait ensuite par QR code.
05J-21
L’annonce des intervenants
Programme et intervenants se dévoilent deux à trois semaines avant, avec une photo et une courte biographie que chacun peut partager.
062 à 3 sem.
Les relances
Une relance vise seulement les personnes qui n’ont pas répondu. Un dernier rappel part ensuite aux inscrits, quelques jours avant.
07J-1
Les informations pratiques
Accès, horaires, plan et contact sur place, envoyés la veille ou le matin même, évitent les appels de dernière minute.
Pour une soirée de prestige, l’invitation nominative et le suivi des réponses demandent encore plus de soin : c’est un volet de l’organisation d’un événement de luxe.
Quel canal choisir pour chaque public de l’événement ?
Le canal se choisit selon le public visé. Un événement interne ne se communique pas comme une soirée de clients.
01
L’e-mail
Invitations et rappelsle canal principal du planPour inviter, confirmer et rappeler, sur une mise en page lisible sur mobile.
02
L’intranet et les managers
Public interneannonce, programme, inscriptionsLes managers relaient l’annonce auprès de leurs équipes, l’intranet garde le programme à jour.
03LinkedIn
Le réseau des événements B2B : annonce, intervenants, puis images de l’événement.
04
Les créateurs de contenu
Ils portent l’événement auprès de leur audience : voir le marketing d’influence pour vos événements.
05
La presse
Communiqué, invitation des journalistes et dossier, surtout pour un lancement de produit en Suisse.
06
Le SMS ou la notification
Réservés aux messages urgents : changement de salle, retard d’une navette, météo.
07
L’imprimé
Carton, programme, signalétique : à doser, car un événement écoresponsable réduit les imprimés au profit du numérique.
Chaque canal a son moment : repérez celui qui porte vos messages avant, pendant et après l’événement.
| Canal | Idéal pour | Avant | Le jour J | Après |
|---|---|---|---|---|
| L’e-mail | Inviter, confirmer et rappeler | ★★★★★ | ★★★★★infos pratiques, la veille ou le matin | ★★★★★ |
| Annonce, intervenants, puis images | ★★★★★ | ★★★★★avec les réseaux en direct | ★★★★★ | |
| Le SMS ou la notification | Prévenir d’un changement urgent | ★★★★★ | ★★★★★ | ★★★★★ |
| L’imprimé | Carton, programme et signalétique | ★★★★★à doser, au profit du numérique | ★★★★★ | ★★★★★ |
Notes indicatives : le canal se choisit d’abord selon le public visé, car un événement interne ne se communique pas comme une soirée de clients.
Le jour J, la communication guide les invités et fait vivre la salle
Pendant l’événement, la communication change de rôle : elle oriente, elle fait participer et elle nourrit les réseaux en direct.
01L’accueil et la signalétique
Village d’accueilet bracelets d’accréditation au congrès CJD, à NiceDu parking à la salle, chaque panneau répète le thème. Le guide de la signalétique événementielle en détaille les supports.
02
Le film d’ouverture
Pour les 30 ans d’UCB, il a lancé la cérémonie devant un mur LED et 135 invités.
03
La participation
Questions et votes anonymes depuis le smartphone, comme pour les 30 ans d’UCB. Après l’événement, on remet un bilan : participation, retours des invités, ce qui a marché et ce qu’on améliore pour la prochaine édition.
04
Les écrans du parcours
14 écranssur le funiculaire du Gurten, jubilé Protectas
05
Les réseaux en direct
Stories, extraits et mot-clé de l’événement, publiés au fil de la journée par une personne dédiée.
06La diffusion en direct
Captation et direct ouvrent la plénière aux équipes à distance. Pour une conférence, les étapes d’une conférence en entreprise en fixent le rétroplanning.
07
Les messages pratiques
Un seul canaltenu par l’équipe sur placeChangement d’horaire, navettes, objets trouvés : les invités savent où regarder.
Les jours qui suivent l’événement prolongent le message, du merci à l’aftermovie
L’après se prépare avant : les délais de livraison des images se fixent avec le photographe et le vidéaste dès la commande.
1
J+1 à J+2, le remerciement
Il part dans les 24 à 48 heures, avec un lien vers les premières photos et les présentations.
2
J+2 à J+5, l’enquête
Quelques questions courtes, tant que le souvenir est frais, selon un guide publié en juillet 2026.
3
La semaine suivante, le film
Aftermovie, replay ou synthèse relancent l’attention et annoncent parfois le rendez-vous suivant.
01Les 30 ans d’UCB
J+2 et J+5photos, puis aftermovieLa cérémonie du 16 septembre 2026 réunissait 135 invités sur le site de Bulle.
02Les 20 ans de Fraikin Suisse
J+2 et J+7photobooth, puis photos et aftermovieLa soirée du 16 juin 2026 réunissait 160 à 180 invités à l’Hôtel du Léman, à Jongny.
03
Le jubilé Protectas
2 versionsde l’aftermovie
04
Le droit à l’image
Prévenez les invités dès l’invitation que des photos seront prises. Pour les institutions publiques, le Préposé à la protection des données du canton de Genève demande l’accord d’une personne qui occupe une place centrale sur un cliché avant de le publier.
Le bilan du plan de communication compare chaque envoi à son objectif
Le bilan reprend les objectifs écrits au cadrage. Six indicateurs suffisent à juger le plan et à préparer l’édition suivante.
01
Le taux d’inscriptionInscrits rapportés aux invités, mesuré après chaque envoi pour savoir lequel a fait réagir.
02
Le taux de présence
Présents rapportés aux inscrits, le jour J. L’écart dit si les rappels et les informations pratiques ont joué leur rôle.
03
L’ouverture et les clics
Taux d’ouverture et de clic des invitations et des rappels, fournis par l’outil d’envoi.
04
La participation
Questions posées, votes exprimés et retours des invités : le bilan les reprend après l’événement.
05
Les contenus partagés
Vues de l’aftermovie, publications des invités, mentions de l’événement sur les réseaux.
06
Les retours de l’enquête
Ce que les invités ont retenu et ce qu’ils changeraient, à comparer d’une édition à l’autre.
Pour chiffrer chaque support du plan, du carton d’invitation à l’aftermovie, voyez le prix de la communication événementielle.
Et pour confier le plan entier à une seule équipe, du message à la diffusion, Moon conçoit et produit la communication de vos événements.
Avant le premier envoi, les réponses.
Vos questions sur le calendrier de communication d’un événement
Délais, relances, date limite, photos et budget : de quoi caler votre plan.
Comptez six à huit semaines pour un séminaire d’une journée ou une soirée, avec un save the date puis une invitation. Pour un événement de plusieurs jours, avec déplacements et hébergement, l’invitation part deux à trois mois avant. Pour un congrès ou une convention annuelle, le save the date peut partir six mois à un an avant.
En général une relance deux à trois semaines avant, adressée aux seules personnes qui n’ont pas répondu, puis un dernier rappel aux inscrits quelques jours avant. Les informations pratiques partent la veille. Au-delà, le risque est de lasser les invités.
Elle doit laisser le temps de transmettre les chiffres au lieu, au traiteur et au transporteur. Calez-la sur le délai le plus court de vos prestataires. Un guide publié en 2025 conseille de programmer une relance automatique dix jours avant cette date limite.
Oui, à condition de les avoir prévenus, dès l’invitation puis à l’accueil. Une personne qui apparaît au centre d’une photo doit pouvoir donner son accord ou refuser la publication. Prévoyez aussi un moyen simple de demander le retrait d’une image après l’événement.
Il dépend des supports du plan : logo de l’événement, invitations imprimées ou numériques, reportage photo, aftermovie et diffusion. Les tarifs publiés à Genève sont réunis, poste par poste, dans le guide des tarifs de la communication d’un événement.
Un événement à annoncer ? On écrit votre plan de diffusion.
Date, public et objectif : de quoi bâtir un premier calendrier d’envois, du save the date à l’aftermovie.
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