Rétroplanning convention
Organiser une convention d’entreprise : les étapes
Organiser une convention d’entreprise se joue des mois avant le jour J : message, lieu, programme, inscriptions, technique et bilan, dans le bon ordre.
Pour organiser une convention d’entreprise, on part de la date et on remonte le temps : message et budget d’abord, puis lieu, programme, inscriptions, logistique, technique et communication, jusqu’au bilan. Les rétroplannings publiés en 2026 démarrent jusqu’à douze mois avant pour un grand groupe, et recommandent au moins six mois au-delà de 300 participants. C’est ce calendrier que Moon tient pour chaque convention d’entreprise confiée à l’agence.
Le rétroplanning d’une convention d’entreprise commence jusqu’à un an avant
Plus la jauge est grande, plus le calendrier s’allonge. Les guides publiés en 2026 demandent six mois au minimum au-delà de 300 participants, et neuf à douze mois au-delà de 1’000. Un format simple pour une centaine de personnes peut tenir en trois mois.
1
Cadrer, de J-12 à J-9 mois
Le brief est validé en interne, le budget et les objectifs sont écrits, puis le lieu est visité et le contrat signé.
2
Préparer, de J-6 mois à J-15 jours
Les prestataires sont choisis et le save the date envoyé. Viennent ensuite le programme définitif, les intervenants confirmés et la liste des chambres.
3
Produire et mesurer, de J-2 à J+3 mois
Répétition générale, briefing de l’équipe la veille, jour J, puis aftermovie, synthèse et mesure de l’impact.
Le détail échéance par échéance :
| Échéance | Ce qui doit être bouclé |
|---|---|
| J-12 mois | Brief validé en interne, budget et objectifs écrits |
| J-9 mois | Lieu visité et contrat signé |
| J-6 mois | Prestataires choisis (technique, traiteur, transport, animation), save the date envoyé |
| J-3 mois | Programme définitif, intervenants confirmés, réservations hôtelières ouvertes |
| J-15 jours | Liste des chambres arrêtée et transmise à l’hôtel |
| J-2 jours | Répétition générale avec les intervenants et la technique |
| J-1 | Briefing de toute l’équipe sur place |
| J+1 à J+15 | Aftermovie et synthèse envoyée aux participants |
| J+3 mois | Mesure de l’impact et débriefing |
Repères tirés de deux rétroplannings publiés en 2026, à ajuster selon la jauge et le lieu.
D’après l’un de ces rétroplannings, publié en juillet 2026, les lieux de 100 personnes et plus se réservent 9 à 18 mois à l’avance. Le lieu est donc la première réservation à sécuriser, avant même le programme détaillé.
Le message et les objectifs de la convention orientent tout le programme
Commencez par écrire ce que les participants doivent retenir en repartant, avant même le lieu et la date.
01
Deux intentions principales
2 intentionsau plus, selon un guide publié en mai 2026Par exemple partager une stratégie et célébrer une étape.
02
Des objectifs mesurables
Mesurablestaux de présence, compréhension des priorités, engagement sur un plan d’actionIls serviront au bilan, plusieurs mois plus tard.
03Le format
Annuel, lancement, trophées ou soiréele message décide du formatLa définition de la convention d’entreprise en détaille les buts.
04
Le premier échange
Ce cadrage ouvre toute organisation d’événements d’entreprise : c’est l’objet du premier échange avec l’agence.
Comment poser le budget d’une convention avant de signer le lieu ?
Fixez d’abord l’enveloppe globale, puis arbitrez entre les postes selon le message.
01
Les postes du budget
Poste par postede l’enveloppe globale aux arbitragesLieu, restauration, technique et scénographie, transport, hébergement, intervenants, communication, accueil et honoraires d’agence.
02
La réserve pour imprévus
Elle fait partie du budget dès le départ : une salle de plus, un car supplémentaire ou un repli météo se décident parfois tard.
03
Les repères publiés
En CHFpour la salle et la restaurationLe détail figure dans les repères de prix d’une convention.
04
Les autres postes
Sur devistout ce qui n’a pas de repère publiéIls se chiffrent après l’étude du projet.
Quel lieu réserver pour la jauge et le programme de la convention ?
Le lieu doit tenir toute la convention, pas seulement la plénière : un espace d’accueil, une salle pour tout le monde, des salles d’atelier, un espace repas et, le cas échéant, la soirée.
01
La surface
1,2 à 1,5 m²par personne en théâtre, selon un guide publié en mai 2026Comptez 2 m² en classe et 3 à 4 m² en tables rondes.
02
La capacité utile
85 %de la capacité officielle de la salleC’est le taux à viser, selon un autre guide.
03
L’accès
Il compte autant que la capacité : aéroport, gare Cornavin, parkings et transports publics.
04Palexpo
29 sallespour 5’000 places assises au totalLe centre de congrès de Palexpo se trouve au Grand-Saconnex.
05
Le CICG
19 sallesde 20 à 300 placesPlus deux grandes salles de 350 à 1’000 places, extensibles jusqu’à 2’200 places assises. Les grands hôtels de la ville et les lieux au bord du lac complètent l’offre.
Lors de la visite, on vérifie aussi les horaires de montage et de démontage, l’accès des véhicules de la technique, la hauteur sous plafond pour la scène et les écrans, et la possibilité de transformer la salle entre deux temps forts.
Programme et intervenants : comment rythmer une journée de convention ?
Le programme alterne écoute et participation, avec des plénières courtes et des intervenants bien préparés.
01
Un brief par intervenantChaque intervenant reçoit un temps de parole, un brief et un créneau de répétition.
0290 min
Des plénières courtes
Un guide publié en mai 2026 conseille des plénières de 90 minutes au plus sans pause.
034 à 5
Peu d’intervenants
Le même guide fixe 4 à 5 intervenants au maximum par plénière.
04
Des temps participatifs
Un autre guide recommande d’entrecouper les plénières de tables rondes, de votes en direct ou d’ateliers en sous-groupes.
05
Des supports à date fixe
Les supports arrivent à la régie avant une date limite, pour caler les écrans, les vidéos et les transitions.
06
Les langues
Si les participants viennent de plusieurs régions linguistiques, l’interprétation simultanée et un maître de cérémonie bilingue se prévoient dès cette étape.
La préparation des orateurs suit la même méthode que l’organisation de conférences.
Les inscriptions et les accréditations se préparent comme un fichier vivant
Votre fichier d’inscription alimente tous les prestataires : il collecte bien plus que le nom.
1
Le formulaire
Régime alimentaire, besoin d’hébergement, mode de transport, choix d’ateliers, langue : ce fichier alimente ensuite le traiteur, l’hôtel, les transports et la signalétique.
2
Les relances et la clôture
Les relances des personnes qui n’ont pas répondu se programment dans les semaines qui précèdent. On fixe une date de clôture, puis une date de dernières modifications : chaque prestataire travaille ensuite sur une liste stable.
3
Les badges et le jour J
Le même fichier sert à imprimer les badges, à préparer un éventuel plan de table et à transmettre les listes à l’hôtel et au transporteur. Le jour J, chaque participant reçoit un badge ou un bracelet ; pour le jubilé des 50 ans de Protectas, le check-in se faisait par QR code.
Sur le terrain
1’150
à 1’200 congressistes accueillis au congrès CJD Supernova, à Nice en mai 2026. Congrès produit par le réseau Moon, avec Moon Suisse aux commandes des soirées d’ouverture et de clôture.
La plénièreEnviron 800 congressistes à l’ouverture, 670 à la clôture
L’accueilVillage d’accueil et bracelet d’accréditation
Le programmePlénières et « CJD’s Got Talent »
La basculePlénière transformée en salle de soirée en une heure
La soirée blancheSur la plage, avec son plan de repli météoDeux sites
La plage du Ruhl et le Palais du Port, à Nice.
Transport et hébergement des participants se réservent dès le lieu signé
Quand les participants viennent de loin, quatre postes logistiques se calent une fois le lieu signé.
01
L’hébergement en bloc de chambres
J-15 joursla liste des chambres est figéeIl se négocie auprès d’un ou plusieurs hôtels. D’après un rétroplanning publié en juillet 2026, la liste des chambres s’ouvre environ trois mois avant la date.
02
La Geneva Transport Card
Zone 10transports publics gratuits pendant le séjourÀ Genève, les personnes logées à l’hôtel la reçoivent, train entre Cornavin et l’aéroport compris, selon Genève Aéroport.
03
Le billet congrès
Jusqu’à 50 %de réduction sur le trajet en trainSuisse Tourisme et les CFF le proposent pour un congrès à participation internationale d’au moins 300 personnes, entre la frontière ou l’aéroport et le lieu.
04La navette en car
Un seul départpour un groupe qui part d’un même siteC’est souvent la solution la plus simple : Moon l’a organisée entre Lausanne et Yverdon pour la fête d’été de Corintis.
Scène, son et vidéo : la technique d’une convention se cale sur le programme
La technique découle du programme, et la scénographie porte le message.
01La scène et les écrans
Lisiblesdepuis le dernier rangUne scène à la taille de la salle et des écrans que tout le monde voit.
02
Le son, la lumière et la régie
Un son clair partout, la lumière, la captation vidéo et une régie qui enchaîne les séquences.
03
La scénographie
Décor, couleurs, logo et signalétique : elle porte le message.
04
Les tests
J-2la répétition générale prévue par les rétroplanningsUn guide publié en mai 2026 conseille d’abord un test technique en conditions réelles, quelques semaines avant la convention.
05
La bascule vers la soirée
1 hpour transformer la plénière du congrès CJD en salle de soirée, à NiceLe changement de décor se planifie à l’avance. La production et régie événementielle coordonne ces bascules.
Que communiquer avant, pendant et après la convention ?
La communication se prépare en trois temps, avant, pendant et après la convention, chacun avec ses supports.
01J-6 mois
Avant : le save the dateIl part six mois avant la convention, d’après un rétroplanning publié en 2026, pour réserver la date dans les agendas.
02
Avant : l’invitation et les relances
Viennent ensuite l’invitation, le programme, les informations pratiques et les relances. L’objectif : que chacun arrive en sachant pourquoi il est là et ce qu’on attend de lui.
03
Pendant : la signalétique et les écrans
Signalétique, écrans et questions du public accompagnent chaque temps du programme.
04
Pendant : l’interactivité par smartphone
Questions et votes anonymes, comme pour les 30 ans d’UCB, puis un bilan après l’événement.
05
Pendant : la diffusion en direct
La captation et la diffusion en direct ouvrent la convention aux équipes à distance.
06J+2
Après : les photos et l’aftermovie
Pour le jubilé des 30 ans du site UCB de Bulle, les photos ont été livrées à J+2 et l’aftermovie à J+5.
07
Après : la synthèse des messages
La synthèse des messages et des engagements part vers les participants entre J+1 et J+15, d’après les rétroplannings.
Le jour J se pilote depuis l’accueil, la régie et un plan de repli prêt
Le jour J tient sur trois appuis : une équipe briefée la veille, un conducteur minuté et un plan de repli écrit d’avance.
01
Le briefing de la veille
J-1toute l’équipe briefée sur placeAccueil, techniciens, traiteur, sécurité.
02
Le conducteur minuté
Un responsableunique, qui tranche en cas d’imprévuLe jour J, le conducteur guide la régie et l’accueil.
03Le plan de repli
Risque par risquemétéo pour les temps en plein air, panne technique, intervenant absent, retard de transportIl s’écrit à l’avance. Pour les 20 ans de Fraikin Suisse, la terrasse vue lac avait son repli intérieur prévu.
04
Le domaine public
30 joursavant la date, au moinsParc, quai ou place à Genève : la demande d’autorisation passe par le guichet des manifestations.
Le bilan d’une convention mesure ce que les participants ont retenu
Le bilan compare le résultat aux objectifs écrits au départ. Un guide publié en mai 2026 le découpe en trois temps.
1
Du jour J à J+3
Les retours à chaud des participants.
2
À six semaines
La mémorisation des messages : ce que les participants ont retenu.
3
À six mois
Les effets sur les comportements.
S’y ajoutent le taux de présence, les statistiques de l’interactivité, l’écart entre budget prévu et dépensé et les retours des équipes. Ce bilan prépare déjà la convention suivante.
Pour chiffrer chaque poste, voyez le prix d’une convention d’entreprise. Et pour confier ces étapes à une seule équipe, du message au bilan, Moon accompagne chaque organisation de convention avec un dirigeant de l’agence comme interlocuteur unique.
Pour bien démarrer, les réponses.
Vos questions sur les étapes d’organisation d’une convention d’entreprise
Équipe projet, délais courts, date, langues, agence : l’essentiel.
Un membre de la direction, qui porte le message, et un chef de projet interne, qui arbitre au quotidien. Un guide publié en mai 2026 compte deux à trois personnes dédiées pendant trois à six mois pour un grand format. Avec Moon, un dirigeant de l’agence reste votre interlocuteur du brief au bilan.
Oui, pour un format simple d’une centaine de personnes, d’après les rétroplannings publiés en 2026. Au-delà de 300 participants, le minimum conseillé passe à six mois. Plus le délai est court, plus le choix de salles libres se réduit.
On évite les vacances scolaires, les périodes chargées du secteur et les grands événements qui remplissent les hôtels de la ville. Un guide publié en mai 2026 conseille de réserver le lieu 3 à 6 mois à l’avance, surtout pour septembre et octobre.
On prévoit une interprétation, un maître de cérémonie bilingue et des supports dans les deux langues. Pour le jubilé des 50 ans de Protectas, 229 collaborateurs venus de toute la Suisse ont suivi une plénière bilingue avec 4 intervenants et une interprétation français-allemand.
Ce n’est pas obligatoire. Un guide publié en mai 2026 conseille de garder la conception du message en interne et de confier la production à une agence, qui coordonne lieu, technique, traiteur et transport. Les critères de choix sont détaillés dans le guide pour choisir son agence événementielle.
Une convention à planifier ? On cale chaque étape jusqu’au jour J.
Donnez la date, la jauge et le message : vous recevez un rétroplanning et une première sélection de lieux.
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