Guide relations presse
Conférence de presse : comment l’organiser pour un lancement
Une conférence de presse de lancement se prépare cinq à huit semaines avant : date, invitation, dossier, démonstration et interviews.
Pour organiser une conférence de presse de lancement, comptez cinq à huit semaines : un produit qui est une vraie nouvelle, une date en milieu de semaine, une invitation envoyée deux à trois semaines avant, 45 minutes d’exposés au plus, une démonstration et un espace d’interview. C’est l’un des formats d’un lancement de produit sur mesure, pensé pour les journalistes.
Une conférence de presse se justifie quand le produit est une vraie nouvelle
Les journalistes se déplacent pour une information importante, inconnue du public et, si possible, exclusive. Sinon, un communiqué fait le travail, et la date de la conférence se cale sur celle de la sortie du produit.
01La vraie nouveauté
Nouvelle et exclusivele critère d’une liste de contrôle fédéraleUn produit qui change quelque chose pour son public, une démonstration à voir sur place, une visite en avant-première : la conférence permet de répondre à toutes les questions en une fois.
02
Le communiqué seul
1 pagetitre fort, faits, contactPour une évolution modeste, un communiqué aux médias suffit, avec le nom de la personne à joindre.
03
Le format presse et partenaires
Jauge réduitecontenu factuel, confidentialitéUn petit groupe de journalistes et de partenaires découvre le produit avant tout le monde, sous embargo jusqu’à sa sortie.
04
Un format parmi d’autres
Soirée, essai, pop-up : les autres idées de lancement touchent d’autres publics. Toutes servent le même message, fixé par la communication événementielle de l’entreprise.
Une conférence de presse vise les médias. Une conférence interne, avec ses intervenants et son replay, suit d’autres règles, détaillées dans le guide pour organiser une conférence en entreprise.
Selon l’importance de votre nouveauté, chaque format donne aux journalistes un accès différent au produit.
| Format | Quand le choisir | Produit montré | Exclusivité* |
|---|---|---|---|
| La conférence de presse | Un produit qui change quelque chose | ★★★★★ | ★★★★★ |
| Le format presse et partenaires | Faire découvrir le produit avant sa sortie | ★★★★★ | ★★★★★sous embargo jusqu’à la sortie |
| Le communiqué seul | Une évolution modeste du produit | ★★★★★un texte d’une page | ★★★★★ |
*Information donnée aux journalistes avant le reste du public. Notes indicatives : la conférence de presse se réserve aux vraies nouveautés, le communiqué suffit pour une évolution modeste.
Combien de temps faut-il pour préparer une conférence de presse de lancement ?
Cinq à huit semaines dans le meilleur des cas, selon la liste de contrôle des conférences aux médias de l’Office fédéral de l’environnement (OFEV). Le calendrier se découpe en trois temps.
1
Décider, de J-8 à J-4 semaines
Le thème, les intervenants, l’animateur, la date et la salle sont arrêtés. La liste des médias se construit.
2
Inviter, de J-3 semaines à J-1
L’invitation part, les inscriptions arrivent, le dossier de presse et les présentations se finalisent, puis les relances.
3
Tenir et suivre, du jour J au lendemain
Exposés, démonstration, questions et interviews, puis publication du communiqué et revue de la couverture le lendemain.
| Échéance | Ce qui doit être bouclé |
|---|---|
| J-8 à J-4 semaines | Décision, thème, intervenants, date et salle |
| J-3 à J-2 semaines | Invitation et programme envoyés, avec un délai d’inscription |
| J-4 jours | Dernier délai pour les demandes d’interview individuelle |
| J-2 à J-1 | Relance des journalistes pour confirmer leur venue |
| Jour J | Dossier remis, exposés, démonstration, questions, interviews |
| J+1 | Revue de la couverture et liste des médias présents |
Repères tirés de la liste de contrôle de l’OFEV et de deux guides de relations presse, à ajuster selon le produit et les médias visés.
Quel jour, quelle heure et quelle salle choisir pour recevoir les journalistes ?
Choisissez un mardi, un mercredi ou un jeudi, et vérifiez qu’aucun autre événement de votre secteur ne mobilise la presse ce jour-là.
01
Le jour
Mardi à jeudiselon l’OFEVLe lundi est pris par les séances de rédaction, le vendredi les rédactions sont sous pression.
02
L’heure
Fin d’après-midiou petit-déjeuner presseUn guide français propose aussi le petit-déjeuner : accueil à 9 h, fin à 10 h 30 au plus tard.
03
L’accès
Un lieu central, facile à trouver, desservi par les transports publics et doté d’un parking. À Genève, la gare Cornavin reste un repère simple.
04La salle
Caméras et microsavec une bonne vue sur les intervenantsTables et chaises, pupitre avec micro, place pour les trépieds et des allées libres pour un cadreur caméra à l’épaule. La démonstration du produit doit être visible depuis chaque place.
05
L’espace interview
Attenant à la salle, au même habillage : radios et télévisions demandent souvent un entretien juste après.
La salle se repère deux fois, une visite pour l’espace et une visite technique pour le son, la lumière et l’électricité de la démonstration.
L’invitation et les relances font venir les bons journalistes
Une invitation courte et précise, envoyée à une liste ciblée, compte plus qu’un envoi massif.
015 à 10
Une liste de médias cibléeUne fiche de méthode publiée en France conseille de viser 5 à 10 journalistes clés, choisis selon le sujet. La liste se met à jour en continu.
02
Un titre qui donne envie
Un titre accrocheur, une description brève, les intervenants et la démonstration annoncée.
03
Les informations pratiques
Lieu, heure, accès en transports publics, plan d’accès en voiture et parking.
04J-21
Un envoi trois semaines avant
L’OFEV compte deux à trois semaines, d’autres guides 15 jours au plus tard. Un délai d’inscription clôt la liste.
05J-2
Une relance sans insister
Un appel la veille ou l’avant-veille confirme la venue, sans harceler.
06
Le rythme de chaque média
Un mensuel spécialisé boucle parfois des mois à l’avance, un magazine d’actualité une à trois semaines avant, un quotidien, une radio ou un site réagissent le jour même.
Les créateurs de contenu se convient à part, avec leurs propres règles : c’est l’objet du marketing d’influence lors d’un événement.
Que mettre dans le dossier de presse d’un lancement de produit ?
Tout ce qu’un journaliste doit avoir pour écrire sans vous rappeler : le communiqué, le dossier, les présentations et les visuels.
01
Le communiqué
1 page au plusavec la date et l’heure de diffusionUn titre fort, les faits et les chiffres du produit, sans superlatifs ni ton commercial.
02
Le dossier
Le contextel’entreprise, le produit, les intervenantsIl approfondit le communiqué : histoire du produit, biographies, graphiques et programme. Pour un lancement, il précise la date de sortie et où trouver le produit.
03
Les visuels
Des images libres d’utilisation, avec leurs légendes et les mentions de droits d’auteur.
04
La clé USB
Tout sur un supportles journalistes chargent souvent les fichiers sur place
05
Les contacts
La personne à joindre pour une précision, un visuel ou une interview, avec son téléphone.
Bon à savoir
L’OFEV conseille de remettre le dossier avant le début. Un guide français préfère la fin, pour que la salle reste jusqu’au bout. Dans les deux cas, il part ensuite aux journalistes absents.
Les intervenants d’une conférence de presse se préparent aux questions autant qu’aux exposés
Un journaliste n’est pas un client : il attend des faits, des chiffres et des réponses franches.
0110 à 15 min
Des exposés courtsL’OFEV fixe 10 à 15 minutes par intervenant, et 45 minutes au total.
02
Des messages coordonnés
Chaque intervenant porte une partie du message, relue à l’avance par les autres.
03
Les questions délicates
Une liste des questions probables, avec leurs réponses, prépare la séance de questions.
04
Un seul fichier de présentation
Toutes les présentations dans un document unique : aucun changement d’ordinateur entre deux orateurs.
05
Un vocabulaire simple
Les termes trop techniques se traduisent en usages concrets du produit.
06
Une répétition sur place
Elle fixe l’ordre de passage, teste la démonstration et sert de conducteur à la régie.
07
Les langues des médias
Si des rédactions alémaniques sont invitées, l’interprétation se prévoit dès le programme, comme l’interprétation français-allemand de la plénière bilingue du jubilé Protectas.
Un entraînement aux questions et réponses, avec un regard extérieur, aide le porte-parole à garder ses messages quand la séance s’anime.
Le déroulé d’une conférence de presse laisse la place à la démonstration et aux questions
Le temps de parole reste court : l’essentiel se joue pendant la démonstration, les questions et les interviews.
1
L’accueil
Liste d’émargement par ordre alphabétique, badges pour les intervenants, boissons, et dossier de presse disponible.
2
Les exposés et la démonstration
45 minutes d’exposés au plus, puis le produit montré en fonctionnement, sous l’œil des caméras.
3
Les questions et les interviews
Un guide de relations presse compte 15 à 20 minutes de questions. Les entretiens individuels suivent dans l’espace prévu.
Une diffusion en direct ouvre la conférence aux rédactions absentes : elle se prévoit avec la régie, dès le repérage. Le coût du lieu et de la captation figure dans les repères de prix d’un lancement.
Après la conférence de presse, le suivi des journalistes prolonge l’annonce
L’annonce continue le jour même et le lendemain, tant que les articles s’écrivent. Chaque demande d’un journaliste se qualifie : thème, angle, date de bouclage et de parution.
1
Le jour même
Le communiqué part sans embargo et se publie sur votre site, avec des photos et un relais sur vos réseaux sociaux.
2
Dans la journée
Les demandes de précision ou de visuels reçoivent une réponse, et le dossier part aux journalistes absents.
3
Le lendemain
Revue de la couverture, liste des médias présents, articles repris sur vos canaux, puis réunion de bilan.
La conférence de presse prend sa place dans le déroulé complet d’un lancement de produit organisé par Moon, du teasing à la révélation.
Avant d’inviter, les réponses.
Vos questions sur la préparation d’une conférence de presse de lancement
Communiqué, nombre de journalistes, embargo, collation et direct : l’essentiel.
Le communiqué est un texte d’une page envoyé aux rédactions. La conférence de presse réunit les journalistes autour des intervenants et du produit, pour une démonstration et des questions. Elle se réserve aux vraies nouveautés ; pour une annonce modeste, le communiqué suffit.
La qualité de la liste compte plus que sa longueur. Une fiche de méthode publiée en France conseille de cibler 5 à 10 journalistes clés selon le sujet, et 4 à 5 au plus pour un déjeuner de presse.
C’est une date et une heure avant lesquelles les journalistes s’engagent à ne rien publier. L’OFEV prévoit deux options : envoyer le communiqué avant la conférence, avec embargo, ou pendant et après, sans embargo. Pour un lancement, l’embargo suit la date de sortie du produit.
Oui, une collation légère évite de faire perdre du temps aux journalistes : petit-déjeuner, déjeuner dès 11 h 30 ou goûter vers 16 h. Le déjeuner de presse favorise les échanges, mais limitez-le à deux heures.
Oui, et l’OFEV le recommande quand c’est possible. Moon assure la captation live et la diffusion hybride ; le budget d’un tournage se lit dans le prix d’une captation vidéo. Prévoyez aussi des images que les médias peuvent reprendre, avec leurs légendes.
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